专题课程
一、倡导尽量用E-mail沟通
二、Foxmail简介
三、foxmail的安装与设置
四、Foxmail的方便之处
一、倡导尽量用E-mail沟通
今天来谈谈工作中的文件消息处理方式。也推荐大家尽量都用统一的方式，这样我们的生活和工作才不至于被各式各样的消息接收方式弄得昏头昏脑。我列举下一些常见的消息、文件发送、接收方式吧。
办公系统、QQ、QQ离线文件、QQ群、飞信、信离线文件、各种网站、E-mail、微信、信群、电话、U盘拷贝
应该不止以上这些吧，如果每个人给我们的信息通过不同的方式，一会儿有人说发QQ了，一会有人说发邮箱了，还有人说发办公系统了。我们每天查看信息的时间会浪费掉多少。
另外，据我了解，和我有工作来往的人中，很大一部分不常上办公系统（特别是外单位的，没有呀），不常上QQ甚至没有QQ，有一部分人不是我的飞信好友。而几乎每个人都有E-mail，就算常用QQ的学生，还有QQ邮箱呢。
当然我不是说别的工具就一点不好，存在即为合理，总是会有他的应用人群。一些业务忙的同事，他们没有时间总上QQ，而E-mail是他们与外界交往必不可少的工具。所以要尽量做到统一，E-mail是最好的选择。
电子邮箱的优势。
1. 界面干净，无弹出的即使消息、广告，办公效率高。如果用foxmail客户端更是一点打扰都没有了，网页都不用点开。
飞信、QQ、微信会经常出现一些消息、广告、以及朋友们的最新说说、动态、朋友圈等等，有的时候会将你引到别处，不知不觉进入时间黑洞，等你再反过头来工作的时候，可能20分钟过去了。不是不上QQ，微信，能不能中午或下班的时候再用啊，想想你在开QQ时候做着多少与工作无关的事情，是不是有这种情况，你正在写着工作总结，一个好友闪动的头像，为了一个本不是很着急的事情把你的思路打乱。一些严格的企业和科研院所是不允许员工和研究生工作期间挂QQ的。
2. 随时可以查看，方便二次使用。飞信离线文件、QQ离线文件、U盘拷贝等，有的时候你会随手保存到桌面上，当你出差等原因时，不在那台电脑旁边，再想用那份文件就麻烦了。甚至有的时候你会因为桌面太乱，将其删除，偶尔想用的时候却再也找不回来了。
3. 让文件发送者一劳永逸。因为上一条原因，如果你给别人文件是用U盘拷贝的，或是离线发送过来的，他找不到了，他是不是还会来找你要呢！是不是给自己找麻烦呀！如果你给100个人发QQ离线文件、飞信离线文件，其中有10个不小心找不到了，都得重新来向你要，浪费你的时间呀。
4. U盘会使电脑中毒，还要人当面过来。
5. 可以给你留证据，因为有发件人和邮件内容及发件时间，如果是离线文件和拷贝文件都是可以修改的，不能作为证据。所以你在QQ群里常会见到一些调侃的段子，有几个人会往你的邮箱里发呢，办公还中要用电子邮件和办公系统。
6. 电子邮件发送时间自由，不会对收件人造成不必要的打扰。如果是一个非工作时间，事情又不是那么急，在发送离线文件，特别是飞信离线文件时，对方的手机会有提示（因为有一些人会手机上挂着QQ），你为什么要让别人的手机响一下呢，告诉他你在加班吗？而电子邮箱不用考虑那么多，随时可以发送。等收件人工作时间、想处理邮件时，才能看见邮件，不会被打扰。
7. 方便与QQ沟通。虽然邮箱这么方便，但有些人还是喜欢用QQ，如果对方让你发到他的QQ，你可以将文件直接发到对方的QQ号码+@qq.com中（一般申请QQ时，默认也开通QQ邮箱），对方收到邮件后，QQ也会提示。反过来用QQ的人发电子邮件也比较方便，直接点QQ上方的小信封，就进入QQ邮箱了。
8. 建立自己的常用联系人工作组，群发方便。
二、Foxmail简介
如果你没听说过Foxmail，那你也许会听说过outlook，他们都是邮件客户端软件。我都试过。感觉foxmail的设置简单，应用方便。Foxmail是中国最著名的软件产品之一，中文版使用人数超过400万，英文版的用户遍布20多个国家，曾名列“十大国产软件”，被太平洋电脑网评为五星级软件。2005年3月16日被腾讯收购。其创始人张小龙是腾讯公司高级副总裁，同时也是微信创始人。
简言之，foxmail可以让你不用登录邮箱，就能查看，发送电子邮件。
三、foxmail的安装与设置
1.首先，邮箱要开启电子邮箱的POP3/SMTP/IMAP，以163邮箱为例，在“设置”里面，如下图：
2.下载，安装，打开foxmail。第一次需要设置。输入帐号、密码一般就可以通过。如果不行，点下面的那个手动设置。可以设置多个邮箱。
四、Foxmail的方便之处
1.适合人群：需要经常使用电子邮箱来查看、发送邮箱的人。如果你平均每天都不用登一次邮箱，那你就不用再麻烦的装这个软件了，直接用网页登录吧。
2.不用登录网页，直接打开foxmail你就可以进行邮箱的一切操作，查看、下载附件、转发、回复、群发。
3.查收时间自如：①如果你想一有邮件就提醒你，只要你打开foxmail，当有新邮件时，foxmail就会提示你。②如果你想2个小时看下是否有新邮件，你都可以进行设置。③或者是你将foxmail关掉，什么时候想处理邮件，只要打开foxmail就可收取新邮件。
4.邮件会下载到本地，可备份。①Foxmail收取的邮件，如果你不删除会一直保持在本地电脑磁盘，你可以找回网页上已经删除，但被foxmail收取过的邮件。②如果发件人给你发的附件很大，而你的网速又很慢，你不用一封一封的打开邮件等待下载，等foxmail收取完所有邮件后（有点像迅雷，挂在那让他自己下载去吧），你再进行处理，省心省时。③对于已经收取的邮件，你可以随时查看，即使是上不了网了，也可以查看。
5.方便发附件。之所以好多人那么喜欢发飞信离线、QQ离线文件，就是因为把附件往联系人对话窗口一托就可以了。我要说的是foxmail，只有过而无不及。
6.强大的附件管理功能。这个真的是太强大了，相信做管理的同事都有亲身经历了，有的时候需要大家填个表反馈给你，今天这个用U盘拷给你，明天又飞信离线文件给你，就回收这么一件事，你不停的被打扰。就算是用邮件，你也得打开每个邮件的正文——右击另存为，上百封呀。你究竟为什么总加班。
而foxmail强大的附件管理功能，会把收取邮件的所有附件都集中到一起，你可以按附件的格式筛选，可以按收件时间，发件人，附件名，附件大小排序，你所要做的就是在截止日期前，批量选择附件，复制、粘贴，一次就行。这比办公系统要好几倍？
但这里多说一句，最好规定发件人对附件的命名，不是邮件主题。
另外,有的时候你记得别人曾给你发过一个附件,但是邮箱邮件太多,不好找,你就可以用foxmail的附件管理，通过选文件的格式会将目标范围缩小，再结合上时间，附件大小，或是发件人，你会很容易找到的。
7.方便的标签项目管理。有的时候我们手头同时有4-5个工作要做，在你的邮箱当中会同时有不同工作内容的邮件。而有的工作可能半个月后汇总就可以，你没有必要来一封信，汇总一封，因为我相信同时做一件事，效率才会高。你只要设置一个标签，并指定一个快捷键，这样每封邮件来的时候，你只要轻轻一点快捷键，它就被分好类了。等你想做这件事情时，只要点一下标签，和这个工作有关的邮件都在一起了。
8.可同时管理多少邮件，不用每个单独登录。
9.还有好多待研究的功能。
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