专题课程
如果用Word写长文时，你是不是习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？
如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，你是不是通过用手工操作的方式Word里去调整每一个标题的的格式？
如果需要修改论文的末尾时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚集到想要的位置吗?
如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂，我深深地佩服你。
但是，有没有想过，在Word里处理长文时，你很可能用的是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。
而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。
我给出的方法是：给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”——做好段落样式的规划。
这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。
下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例，说一下Word的打底妆这回事儿。
话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群里按时交上作业的小伙伴，可以留在队里，并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。
这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人，每人600字以上的内容，合在一起的内容少说都有几十页的数量级。
如果没有任何的底妆，这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的——
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这样是见不得人的。
然后打完底妆，是这样的：
▼
并且，这种美不是纯粹表面的美，而是由内而外散发出来的（等下你可以慢慢感受）。
这种内在美体现在以下四大方面——
批量式操作
可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉，你再也不必一个一个去调整了。
灵活式跳转
配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。
当你给Word“打底妆”以后，可以点击Word菜单中的“视图”，打开“文档结构图”。在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本就会迅速切换对应的板块，类似超链接的作用。
另外，完工之后，还能自动生成目录。
快捷式移动
利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。
永久式克隆
可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。
第一步：想好值得否
在活动开始前，作为战队队长的我琢磨着，得给这个拆书笔记战果的Word先打个底妆，也就是做好设置好段落样式的模板。
这样做的目的是，让不同战队“驾驶员”拿到这个模板后，在汇总整理每周大家的拆书笔记战果时，能够在耗时少的前提下，实现风格统一。
拆书战队活动是会持续一段时间的，所以这个模板像杠杆一样，花点时间做这个模板，对于后期效率的提高有撬动的效果，值！
对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。
第二步：规划做啥样
接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。
对于拆书战队的战果模板，我主要是从内容的结构，以及各层次标题和正文的样式上进行规划。
每个人的拆书笔记内容上的结构为——
基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者
Step1.精彩摘录
Step2.我的思考
Step3.我的行动
我将上面第一行（基本信息）作为第1级标题，第二至四行（拆书的三步骤名称）作为第2级标题。
想要做出来的效果是——
“第1级标题”的段落样式 三号字 黑体 蓝色
“第2级标题”的段落样式 三号字 华文中宋 蓝色
另外，还有“正文”的段落样式 五号字 宋体 黑色
想好了什么类别的段落用什么样式，能够大大提高第三步的效率。当然，如果你对字体、字号的模样敏感度不高，需要一边操作一边选择效果，也可以将第二步与第三步合并起来进行。
第三步：变出快捷法
在空白的文档上，输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：
第1级标题
第2级标题
正文
▼
这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。
现在要将它们分别设为段落样式了。
以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”。
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在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”，改名称是为了方便识别，因为Word本身存有其他样式。
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“后续段落样式”指这个样式之后的段落的格式，比如说这一段是“标题”的样式，第二段接着的是什么样式。像“标题”类的样式，全面往往跟着的是“正文”，暂时把这一项选为“正文缩进”（缩进是指前面有空2格）。
此外，“后续段落样式” 上面还有“样式基准”，是 指将要创建的样式与哪一个相近，这样你在创建的时候就可以尽量少地修改就行了，一般系统默认为“正文”，就让它为“正文”吧。
选中左下角的“格式”-“段落”，修改“对齐方式”和“大纲级别”，“对齐方式”可以按照你自己的设想修改，但是“大纲级别”一定要对应好喔，如果是文档中第1级标题，要选择“1级”比较妥当（如果是正文的内容，则将“大纲级别”按照系统默认为“正文文本”即可）。
在这个界面中，还有一些行距什么的内容可以设置，你可以按照你之前的想法去设置，也可以按照默认的选项。
设好样式以后，还能不能再快一点？
当然，最最有用的一招在这里：设定快捷键！！！！！！
选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”输入你要使用的快捷操作（按你个人喜好设置），我在这里是设为“同时按下Alt和1”，再点击左下方的“指定”，再点击右下角的关闭。
上面是设置“第1级标题”的步骤了，余下的“第2级标题”和“正文”的设置是依样画葫芦，这里就不展示了。
这样以后，有什么神奇的效果呢？
当我把光标停在某行内容上，按下设好的快捷时，就会变成我预设好的效果。
比如下面这行，我要设成“第1行标题”样式的效果。
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