专题课程
随着电脑的普及， 秘书工作中涉及的大量文字资料， 如公务文书、领导讲话材料、工作总结、调研报告等， 常要用一些办公软件编辑处理。为了防止信息泄露， 就需要对一些重要文档尤其是有保密要求的文档进行加密保护。因此， 给文档加密是一项非常有用的技术， 也是一项安全的保障。本文拟对几种常用办公软件编辑后的文档如何设置密码加以详细介绍。
一、Word2003
（一） 文档查看的加密步骤
1.打开要设置密码的文档， 点击菜单栏【工具】———“选项” 命令， 选择“安全性” 选项卡（如图1 所示）， 在“此文档的文件加密选项” 下“打开文件时的密码（O）” 右侧的对话框中输入密码， 然后点击确定按钮。
2.确定后， 会弹出一个【确认密码】对话框，再输入一次同样的密码， 点击确定。最后， 点击工具栏上的按钮保存文件， 即完成了文档的加密设置。文件的打开密码设置完成后， 当要查看该文件时， 只有输入密码才可查看。
（二） 文档修改的加密步骤
为了防止在查看文件的过程中不小心对文件作了修改而未发觉保存了文件， 就可以设置修改文件密码。此密码设置后， 一旦文件进行了修改，必须输入正确密码， 否则保存的仍是初始文件。具体步骤为：
1.打开要设置密码的文档， 点击【工具】———“选项” 命令， 选择“安全性” 选项卡， 在“此文档的文件共享选项” 下“修改文件时的密码（M）”右侧的对话框中输入密码（如图2 所示）， 然后点击确定按钮。
确定后， 在弹出的【确认密码】对话框中再次输入同样的密码， 点击确定， 即完成了修改文件密码的设置。要打开文件时， 不需要对文件进行修改， 可以选择【只读】方式打开文件； 若要对文件进行修改， 输入密码打开， 文件修改后点击保存， 便可完成对文件的修改 。
二、Word2007
（一） 文档查看的加密步骤1.打开要设置密码的文档， 点击左上角按钮； 选择“准备” 子菜单下的“加密文档（E）”（如图3所示）。
此时会弹出一个“加密文档” 对话框， 在“对此文件内容加密” 下的“密码” 栏中输入要设置的密码， 点击确定按钮。确定后， 会弹出一个“确认密码” 对话框， 在“重新输入密码” 栏中再次输入密码， 点击确定。最后， 保存文件， 即完成了对文档的加密设置。当你再次打开该文件的时候， 在弹出的“密码” 对话框中输入正确的密码便可打开该加密文件。
（二） 文档修改的加密步骤
1.打开要设置密码的文档， 选择菜单栏上的【审阅】栏， 点击“保护文档” 命令， 在下拉菜单中的“限制格式和编辑（F）” 选项前打钩， 然后点击打开。
2.打开后， 在文档的右侧会展开该选项的对话框。有3 个选项（如图4 所示）， 分别在1、2项选项前的方框中打勾， 然后点击第3 选项下的“是， 启动强制保护” 按钮。点击后， 在弹出的“启动强制保护” 对话框中选中“密码（A）”， 然后在“新密码（可选） （E）” 和“确认新密码（P）” 中输入同一个密码， 点击“确定” 按钮即可完成修改文件密码的设置。与Word2003 版本不同的是， 在Word2007 中要先输入密码对文件停止保护， 然后才可对文件进行修改， 文件修改后重复步骤2， 即可对修改后的文件进行文档修改加密保护。
三、WPS文档
对话框中有“此文档的文件加密选项” 和“此文档的文件共享选项”， 分别是查看文档的密码设置和修改文档的密码设置， 可以根据需要设置密码， 然后点击“确定” 按钮保存即可完成。按照上述操作， 对Word2003、Word2007、WPS 这几种办公软件编辑的重要文档进行加密设置， 可以有效防止泄密。
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